Simplifier l’attribution de 7 500 tâches à 33 cardiologues? C’est possible!
Problème
Notre groupe de 33 cardiologues met en place deux horaires de six mois par année. La création de ces horaires est très complexe, puisque nous devons gérer 45 tâches intra et inter hospitalières; au final, cela signifie qu’il nous faut affecter environ 7 500 tâches aux médecins de notre groupe tout en respectant plusieurs règles d’équité. Nous devions donc trouver une solution informatique capable de permettre une distribution personnalisée des tâches, mais aussi de réduire à la fois les risques d’erreur humaine que comporte un processus du genre ainsi que le temps nécessaire à la réalisation d’un tel horaire.
Solution PetalMD
De tous les systèmes de planification mis à l’essai, PetalMD était le seul à pouvoir s’adapter aux contraintes qu’impose l’horaire complexe de notre service. De plus, comme PetalMD offre un service à la clientèle remarquable, ses préposés ont veillé à la mise en place harmonieuse du système.
Drs André Kokis
et Jean-François Gobeil, cardiologues
Résoudre le casse-tête d’un médecin travaillant pour deux groupes différents
Problème
Je travaille principalement dans une urgence, mais je pratique aussi à la médecine familiale à la Clinique Cité Médicale. Dans ce contexte, mon principal défi consistait à synchroniser mes non-disponibilités et mes affectations aux deux endroits : lorsque je travaille à l'urgence, je ne suis pas disponible à la Clinique, et vice-versa. Afin d’éviter les problèmes (de double affectation ou d’affectation), je devais constamment communiquer tous changements affectant l'horaire aux planificateurs de l’urgence et de la clinique médicale.
Solution PetalMD
Depuis que les deux établissements ont fait appel à PetalMD, je retrouve dans mon calendrier PetalMD mes tâches de l’urgence, celles de la Clinique ainsi que mes non-disponibilités, et je n’ai dû pour cela les entrer qu’une seule fois! Je peux donc gérer mon horaire à partir d’une plateforme unique, ce qui m’évite de devoir communiquer sans cesse avec les planificateurs. Tout se fait maintenant automatiquement via mon iPhone, qui, étant synchronisé avec PetalMD, me donne accès à mon horaire à jour partout, et en tout temps… c’est génial!
Dr Pascal Rochette,
urgentologue
Gérer efficacement une multitude de changements de tâches
Problème
Notre groupe effectue une multitude de changements de tâches par mois, et c’est en bonne partie de la souplesse et de l’adaptabilité de l’horaire que découle la qualité de vie des médecins de notre service. Dès que le médecin planificateur publie l’horaire en fonction des règles d’équité en place, les médecins membres peuvent commencer à négocier des changements. Avant l’instauration de la plateforme PetalMD, tous les changements étaient consignés manuellement dans un registre papier. Nous voulions trouver une méthode plus efficace et flexible.
Solution PetalMD
PetalMD nous a permis de remplacer notre registre papier. Dorénavant, tous les changements sont apportés directement dans l’horaire en ligne par l’adjointe administrative ou les médecins, et tous sont heureux de pouvoir accéder facilement à un calendrier qui demeure à jour. Nous utilisons PetalMD depuis juin 2010 et y entrons chaque mois de nombreux changements de tâches. Nos médecins et notre adjointe administrative sont unanimes : PetalMD facilite la gestion des changements d’horaire, et contribue du même coup à la qualité de vie de nos médecins.
Dre Marie-Maud Couture,
urgentologue chef médical
Une bibliothèque conviviale, organisée et accessible en tout temps
Problème
Notre service devait à tout prix centraliser un grand nombre de renseignements, de protocoles et de liens vers des ressources externes. En effet, nous perdions un temps précieux à chercher des documents, et il fallait en plus nous assurer qu’il s’agissait bien des versions les plus récentes.
Solution PetalMD
Comme nous utilisions déjà PetalMD pour gérer les horaires de notre groupe, il était tout naturel de s’y fier pour centraliser nos documents. PetalMD est donc devenu pour nous beaucoup plus qu’une solution de gestion d’horaires : il s’agit maintenant d’un véritable intranet sur lequel on retrouve notre documentation, les liens vers des ressources externes, les horaires de nos médecins, des renseignements sur les événements de groupe et tous les messages concernant le service. En somme, PetalMD aide réellement nos médecins à sauver du temps, et c’est sans compter les efforts constants que déploie l’équipe PetalMD afin d’améliorer la plateforme.
Dre Isabelle Bertrand,
urgentologue
Gestion centralisée de cinq sous-équipes depuis un même tableau de bord
Problème
Même si les horaires de nos médecins étaient créés de façon centralisée par le chef de notre service de cardiologie, la gestion des changements apportés à ceux-ci, les communications et le partage de documents relevaient de plusieurs sous équipes. Cette décentralisation, parce qu’elle portait sur des aspects touchant l’ensemble du service (horaire, documentation, collaboration), diminuait considérablement notre efficacité. Nous souhaitions donc trouver une solution qui nous procurerait une certaine souplesse tout en préservant un cadre de gestion général à l’intérieur du service.
Solution PetalMD
La solution PetalMD a été configurée selon les besoins des cardiologues du groupe, de manière à respecter le mode de fonctionnement en place. En effet, la capacité multi-groupe de la plateforme PetalMD a permis d’une part de créer un groupe principal qui rassemble les horaires des cardiologues et les communications du service, et d’autre part, de créer des sous-groupes grâce auxquels les divers secteurs peuvent assurer la gestion quotidienne de leurs tâches et communications. C’est donc dire que chaque secteur possède son site propre à l’intérieur du système PetalMD, ce qui permet aux adjointes administratives de gérer leurs équipes respectives sans toutefois perdre de vue l’ensemble du service. Elles sauvent donc un temps précieux lorsqu’elles doivent procéder à des changements de tâches, transmettre des communications aux groupes de médecins ou tout simplement savoir où ces derniers se trouvent.
Il n’a fallu que quelques minutes pour former tous nos médecins, et le verdict est unanime : le système de communication et de planification d’horaires est vraiment efficace. Nos attentes étaient très élevées, mais PetalMD a su y répondre. PetalMD me fait vraiment gagner du temps. Dr Robert De Larochellière,
chef du service de cardiologie
Les gens de PetalMD sont très novateurs et nous ont offert un support sans faille tout au long du processus de mise en œuvre. Je ne voudrais plus me passer d’eux. Madame Brigitte Tanguay,
adjointe administrative
Une solution organisationnelle complète pour l’équipe de rhumatologues et d’adjointes administratives du Dr Morin
Problème
Les membres de notre équipe formée de sept rhumatologues et de quatre adjointes administratives doivent rester en contact afin de gérer plusieurs aspects touchant l’organisation de notre travail à la clinique et à l’hôpital. Nous avions donc besoin d’une solution complète nous permettant de regrouper toutes les facettes de la gestion de notre équipe de travail : horaires, communiqués, courriels, réunions du service, partage de documents.
Solution PetalMD
La solution PetalMD dépasse vraiment mes attentes. Depuis que notre équipe l’utilise, j’ai été en mesure de transférer toute la gestion de mes activités professionnelles et personnelles dans le calendrier PetalMD, qui est synchronisé sur mon iPhone. Pour tout ce qui concerne les communications internes, nos médecins et nos adjointes n’utilisent maintenant que la messagerie PetalMD. C’est génial, car nous avons accès à tout de partout. Je recommande PetalMD aux grands groupes de médecins comme aux petits. Impossible de s’en passer!
Dr Frederic Morin,
chef rhumatologue